Start › Blog › Firmenevents
Ratgeber
Was kostet eine Firmen-Weihnachtsfeier?
Warum zwei Feiern mit derselben Gästezahl völlig unterschiedlich kosten – und was seit Januar 2026 steuerlich neu ist.
📅 September 2026 · 📍 Rodgau · ⏱ 9 Min. Lesezeit · ✍️ Eventwerk Rodgau
Die Kostenfrage im Überblick
- Warum kostet dieselbe Gästezahl zweimal verschieden?
- Was kostet der Winter zusätzlich?
- Vier Wege, dieselbe Ausstattung zu bekommen
- Wo springen die Kosten?
- Was das Finanzamt dazu sagt
- Häufige Fragen (FAQ)
Die häufigste Frage im Erstgespräch lautet: Was kostet so etwas denn? Die ehrliche Antwort ist unbefriedigend, aber richtig: Das hängt von Dingen ab, die mit der Feier selbst wenig zu tun haben.
01 Warum kostet dieselbe Gästezahl zweimal verschieden?
Das ist der mit Abstand größte Hebel, und er wird beim Vergleich von Angeboten am häufigsten übersehen.
In einer fertigen Location zahlst Du Raummiete. Dafür gibt es Steckdosen, Heizung, Toiletten, eine Küche und meist auch Tische und Stühle. Was wir liefern, ist Technik, Deko und Personal.
Auf dem eigenen Gelände entfällt die Raummiete komplett. Dafür kommt alles andere dazu: Strom aus dem Aggregat, Wärme aus Heizgeräten, Sanitär aus dem Toilettenwagen, Beleuchtung für Wege, Kabelbrücken, wo Leitungen über Laufwege gehen. Wir haben schon ein Fest mitten auf einem Feld gebaut, ohne Strom und ohne Wasser – das geht, kostet aber genau das, was es kostet.
Unterm Strich ist die eigene Halle bei gleichem Erlebnis oft die günstigere Variante, weil die Raummiete den größten Einzelposten darstellt. Sicher ist das aber nicht: Eine Halle ohne Heizung im Dezember dreht die Rechnung schnell wieder um.
Übrigens: Ob Ihr den Abend Weihnachtsfeier, Jahresabschlussfeier oder Winterfest nennt, ändert an dieser Rechnung nichts. Die Posten sind dieselben – und auch für das Finanzamt zählt jede dieser Feiern als Betriebsveranstaltung, mehr dazu in Kapitel 05.
02 Was kostet der Winter zusätzlich?
Heizungen sind der größte Stromfresser auf jeder Veranstaltung. Das ist kein Detail, sondern eine Weichenstellung, die zwei weitere Posten auslöst.
Gas ist schnell einsatzbereit und unabhängig vom Stromnetz – Heizkanonen in mehreren Leistungsklassen, dazu Aufsatzstrahler für Gasflaschen. Für kleinere Flächen die naheliegendste Lösung.
Diesel ist die Wahl für lange Laufzeiten und große Zelte. Unsere Geräte reichen von rund 30 kW bis 115 kW, versorgt aus einem externen doppelwandigen Tank mit etwa 800 Litern.
Elektro ist sauber und geruchlos, braucht aber 400 Volt. Und genau hier entsteht die Kettenreaktion: Wer einen Elektro-Heizlüfter mit 15 kW aufstellt und keinen Starkstromanschluss vor Ort hat, braucht automatisch ein Aggregat mit CEE-Abgang dazu. Aus einem Posten werden zwei.
Dazu kommen die kleineren Winterposten, die einzeln harmlos wirken und in Summe zählen: eine beheizte Garderobe mit genug Kleiderständern, geräumte und beleuchtete Wege, eine warme Rückzugsfläche, in die alle Gäste gleichzeitig passen. Und beim Sanitär: Ein Toilettenwagen hält den Frost nur dann draußen, wenn er durchgehend Strom hat.
03 Vier Wege, dieselbe Ausstattung zu bekommen
Die kurze Antwort: Zwischen „wir holen alles selbst ab“ und „ihr macht alles“ liegen vier Stufen – und der Unterschied ist der größte einzelne Stellhebel an Deiner Rechnung.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Budgets entschieden werden, und er hat nichts mit der Menge zu tun, sondern mit der Leistungstiefe.
Stufe 1 – selbst abholen. Ihr kommt mit einem eigenen Fahrzeug, ladet ein, baut selbst auf und bringt zurück. Die günstigste Option, weil keine Liefergebühren anfallen.
Stufe 2 – Lieferung und Abholung. Wir bringen und holen, aufgebaut wird von Euch.
Stufe 3 – Lieferung mit Auf- und Abbau. Wir stellen hin, was wo hingehört, und räumen es wieder weg.
Stufe 4 – Full-Service. Lieferung, Aufbau, Betreuung während der Veranstaltung, Service, Technik, Strom, Abbau, Rücktransport.
Und weil es oft gefragt wird: Warum ist eine Lieferung nicht einfach ein bisschen Sprit? Ein Glaskühlschrank ist knapp zwei Meter hoch und passt in keinen Kombi. Jede Lieferung bedeutet einen LKW oder einen Sprinter mit Anhänger – und einen Mitarbeiter, der beides fährt. Die Strecke fällt zweimal an, beim Bringen und beim Abholen. Und wir fahren Termindienste, keine Sammeltouren.
Wie stark das wirkt, zeigt ein Beispiel aus unserer Geschichte: Bei einer Illumination von Kirchen zum Reformationsjubiläum haben wir fünf Gebäude selbst mit einer kompletten Lichtshow bespielt. Fünfzehn weitere bekamen ein Lichtpaket, das die Gemeinden selbst aufgestellt haben. Dasselbe Material, zwei völlig verschiedene Rechnungen.
04 Wo springen die Kosten?
Kosten steigen bei Veranstaltungen nicht gleichmäßig mit der Gästezahl, sondern in Stufen. Wer das kennt, plant besser.
Beim Strom gibt es feste Aggregatgrößen: 2, 3 und 7,3 kVA für kleine Aufbauten, dann der Sprung auf 48 und 110 kVA. Entscheidend ist selten die Gästezahl, sondern ob 400 Volt gebraucht werden – sobald ja, beginnt die Rechnung beim 7,3-kVA-Gerät. Und ein Aggregat gehört nie ins Zelt, wegen der Abgase.
Beim Sanitär rechnet man mit einer Kabine je 40 bis 50 Gäste bei vier bis sechs Stunden, mit Ausschank je 35 bis 40. Unser Toilettenwagen deckt als Richtwert 80 bis 120 Gäste ab – darunter ist er überdimensioniert, darüber braucht es einen zweiten.
Beim Personal ist die Frage nicht, wie viele Gäste kommen, sondern wie viel aufgebaut wird und wie lange jemand da sein muss. Für eine Feier mit rund 300 Gästen waren bei uns zwölf Leute einen vollen Tag im Aufbau, der Abbau lief in derselben Nacht – weil der Saal am Folgetag wieder belegt war.
Bei der Zeit kostet jeder zusätzliche Aufbautag Geld. Draußen ist er praktisch immer nötig: Eine Winterwelt entsteht nicht zwischen Feierabend und Einlass.
05 Was das Finanzamt dazu sagt
⚖️ Wichtig vorab
Wir sind Eventdienstleister, keine Steuerberater. Das Folgende ist der Rahmen, in dem üblicherweise geplant wird – und ersetzt kein Gespräch mit Eurer Steuerberatung.
Die kurze Antwort: Bis 110 Euro pro Mitarbeitendem und Veranstaltung bleibt eine Betriebsveranstaltung steuerfrei, für höchstens zwei Feiern im Jahr. Seit Januar 2026 gilt für die Pauschalversteuerung darüber hinaus eine neue Bedingung.
Der Freibetrag liegt bei 110 Euro je teilnehmender Person und Veranstaltung, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Wichtig ist das Wort Freibetrag: Es ist keine Grenze, bei deren Überschreiten alles steuerpflichtig wird. Kostet die Feier 130 Euro pro Kopf, sind nur die 20 Euro darüber relevant.
Gerechnet wird auf die tatsächlich Anwesenden, nicht auf die Eingeladenen. Wer absagt, senkt den Betrag nicht – er erhöht ihn für alle anderen, weil sich dieselben Gesamtkosten auf weniger Köpfe verteilen. Und Begleitpersonen bekommen keinen eigenen Freibetrag: Ihr Anteil wird der Person zugerechnet, die sie mitgebracht hat.
Und das ist neu: Der Betrag oberhalb der 110 Euro lässt sich mit 25 Prozent pauschal versteuern – aber seit dem 1. Januar 2026 nur noch, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Der Bundesfinanzhof hatte das 2024 anders gesehen; der Gesetzgeber hat das zum Jahreswechsel zurückgenommen.
Praktisch heißt das: Wer nur die Führungsebene feiern lässt oder eine einzelne Abteilung, verliert diese Möglichkeit. Wer alle einlädt, behält sie – auch wenn dann nicht alle kommen. Für die Planung ist die Konsequenz weniger dramatisch, als es klingt: Ladet den ganzen Betrieb ein. Das ist ohnehin die Feier, die Sinn ergibt.
📸 Woran Ihr die Posten seht
Warum Eventwerk Rodgau?
Wie viel kostet Eure Feier? Fragt uns.
Sag uns Anlass, Gästezahl und Ort – wir geben Dir aus der Erfahrung eine ehrliche Größenordnung. Im Einsatz in Rodgau, Offenbach, Hanau, Seligenstadt und Rödermark.
Häufige Fragen zu den Kosten einer Weihnachtsfeier
Unsere Full-Service-Projekte bewegen sich meist zwischen 15.000 und 50.000 Euro, je nach Gästezahl, Location und Programm. Kleinere Formate und reine Ausstattungspakete liegen deutlich darunter. Die Größenordnung für Euren Fall nennen wir nach einem kurzen Gespräch.
Die Location-Situation. Eine fertige Location bringt Strom, Wärme, Sanitär und Küche mit; auf einem leeren Gelände muss all das aufgebaut werden. Danach folgen Gästezahl und Programm.
Wegen der Wärme. Heizgeräte sind der größte Stromverbraucher auf einer Veranstaltung, und Elektroheizungen brauchen 400 Volt – ist das nicht vorhanden, kommt ein Aggregat dazu. Dazu Garderobe, beleuchtete Wege und Frostschutz beim Sanitär.
Ja. Von der Selbstabholung einzelner Artikel bis zum Full-Service sind vier Stufen möglich. Für kleine Runden ist Materialmiete oft die sinnvollere Wahl.
Ja. Jahresabschlussfeier, Jahresendfeier, Winterfest oder Weihnachtsfeier – für die Kosten ist der Name egal, weil die Posten dieselben sind: Location oder eigenes Gelände, Wärme, Strom, Sanitär, Technik, Personal. Auch steuerlich ändert der Name nichts: Für das Finanzamt zählt jede dieser Feiern als Betriebsveranstaltung, entscheidend ist, dass sie allen Mitarbeitenden offensteht. Die Details klärt wie immer die Steuerberatung.
110 Euro je teilnehmender Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Es ist ein Freibetrag, keine Freigrenze – nur der übersteigende Anteil ist relevant. Verbindlich klärt das Eure Steuerberatung.
Die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent für den Betrag oberhalb des Freibetrags gilt seit Januar 2026 nur noch für Veranstaltungen, die allen Betriebsangehörigen offenstehen. Feiern für einen geschlossenen Kreis fallen heraus.